Jakie procesy wspiera oprogramowanie dla warsztatów?
Designed by FreepikW warsztatach coraz częściej przydają się kolejne nowinki technologiczne, które ułatwiają wykonywanie codziennych zawodowych zadań. Są to m.in. aplikacje zakupowe, powiązane ze specjalistycznymi e-sklepami oraz hurtowniami części zamiennych. Popularnością cieszą się też narzędzia wspomagające zarządzanie czynnościami naprawczymi, a także te „ściągające” z mechaników żmudne procesy księgowo-kadrowe.
- Bazy danych – niezbędnik w pracy mechanika. Poznaj systemy nimi zarządzające.
- Przykłady rozwiązań z zakresu IT, które automatyzują szereg czynności
wykonywanych w warsztatch. - Ułatwienie pracy przy naprawach pojazdów osiągnięte dzięki skanowaniu i zdalnej diagnozie.
- Aplikacje budują komunikację między klientem a siecią warsztatów.
- E-kalendarz i e-księgowość przydają się w warsztacie blacharsko-lakierniczym.
Powiązane firmy
- Królestwo części,
- skarbnica wiedzy
- czy po prostu pojemne repozytorium uporządkowanych logicznie wpisów
– obojętnie jak nazywane, bazy danych są niezbędne w pracy mechaników. Przeczesywane nieustannie w poszukiwaniu cennych informacji muszą być intuicyjne w obsłudze, a program nimi zarządzający:
- dostępny,
- łatwy do przeprowadzania różnych modyfikacji,
- a przy tym niedrogi
- i skorelowany z realnymi potrzebami branży motoryzacyjnej.
Oprócz – mniej lub bardziej rozbudowanych arkuszy Excela – warto korzystać również z gotowych rozwiązań systemowych, które zdecydowanie przyspieszają i automatyzują szereg czynności „dodatkowych”, które obok napraw blacharsko-lakierniczych muszą wykonywać pracownicy warsztatu.
Konkretne rozwiązania z zakresu IT
Przemysław Cholewa, CEO w Motowarsztat.pl dzieli się swoimi obserwacjami na temat rynku:
– W dzisiejszych czasach warsztaty samochodowe, które chcą zwiększyć swoje zyski i utrzymać konkurencyjność, muszą skupić się na kilku kluczowych aspektach: na szybkiej oraz efektywnej komunikacji z klientami, na dokładnym rozliczaniu pracy mechaników, na sprawnym zarządzaniu codziennymi zadaniami warsztatu. Oprogramowanie Motowarsztat.pl zostało zaprojektowane z myślą o usprawnieniu każdego z tych obszarów. Najważniejszym jego celem jest przyspieszenie komunikacji między warsztatem a klientem. Klienci zyskują pełen wgląd w postęp prac oraz w koszty związane z naprawą, co buduje ich zaufanie do marki i pozwala warsztatowi na podniesienie stawek za świadczone usługi. Gdy klient widzi bowiem, za co dokładnie płaci (czas poświęcony mu przez mechanika, materiały użyte w naprawie, szczegółowe zdjęcia i filmy z procesu naprawy) nabiera większego poczucia bezpieczeństwa. Tak powstaje zaufanie klienta do warsztatu – otwarta komunikacja jest lepsza, niż wystawianie niejasnych faktur z adnotacją „1500 zł za usługę serwisową”.
Poznaj opinię EXPERTa z firmy Motowarsztat.pl.
Na co jeszcze zwracają uwagę klienci poszukujący gotowych rozwiązań z zakresu IT? Kacper Mioduszewski, Product Manager – ERP & eCommerce w firmie Integra Software, zauważa, jak ważne jest kompleksowe wsparcie dostarczane zarówno właścicielom warsztatów, doradcom zajmującym się np. wyceną napraw, a także mechanikom, którzy chcą usprawnić swoją pracę w warsztacie:
– Integra to coś więcej niż oprogramowanie – to partner, który zapewnia skuteczne wsparcie w rozwiązywaniu codziennych problemów i przynosi wymierne korzyści na każdym etapie pracy warsztatu. Działając na rynku Automotive przez 30 lat zebraliśmy wiele doświadczeń na temat praktycznych potrzeb serwisów. Dlatego nasze rozwiązania pomagają: oszczędzać czas, eliminują stresowe sytuacje, automatyzują wiele działań i zwiększają efektywność. W skrócie: pozwalają warsztatom więcej zarabiać.
Poznaj opinię EXPERTa z firmy Integra Software.
Zdalne zarządzanie magazynem
A wiadomo, że w czasach, gdy liczy się każda oszczędzona i zarobiona na usłudze złotówka, transparentność działań fachowca stanowi jego najlepszą reklamę. Cięcie kosztów interesuje również warsztatowców – jeśli bowiem decydują się na jakieś rozwiązanie technologiczne, chcą mieć pewność, że dany system wesprze ich pracę na wielu obszarach. I że nie będzie wymagał comiesięcznej obowiązkowej i płatnej aktualizacji, by działać prawidłowo.
Designed by FreepikPrzemysław Cholewa wskazuje na jeden z istotnych elementów pracy mechanika, który od lat jest mocno wspierany przez dogodne cyfrowe narzędzia:
– Zarządzanie magazynem w systemie Motowarsztat.pl zostało uproszczone do kilku kliknięć. Wtyczka automatycznie przypisuje rekordy magazynowe do wycen lub zleceń, a po akceptacji przez klienta warsztat może zamówić potrzebne części i wprowadzić je do systemu poprzez zaledwie 3 kliknięcia. Cały proces kończy się wystawieniem faktury, paragonu lub rozchodu wewnętrznego, co sprawia, że obsługa zlecenia staje się maksymalnie szybka i efektywna dla obu stron. Warsztaty korzystające z Motowarsztat.pl mogą nie tylko oszczędzać czas i optymalizować swoje procesy, ale też zwiększają zyski poprzez lepszą obsługę klienta i pełną przejrzystość w rozliczeniach.
Daniel Buczko, specjalista ds. wsparcia/wdrożeń IT w firmie ASCO, opowiada o systemie, który weryfikuje stan na półkach i zapewnia sprawny proces zamówień oraz dostaw:
– Jednym z kluczowych elementów oprogramowania Firma2000 jest zarządzanie magazynem części zamiennych. Program umożliwia monitorowanie stanów magazynowych, informuje kiedy brakuje danego towaru oraz daje możliwość szybkiego zamówienia. Dzięki integracji z katalogami dostawców, mechanicy mogą szybko sprawdzić dostępność towarów, zamówić je bezpośrednio z poziomu systemu i mieć pewność, że nie dojdzie do przestoju w naprawie z powodu braku podzespołów. Mobilna aplikacja F24 Workshop dodatkowo wspiera te procesy – mechanik (nawet gdy znajduje się poza warsztatem) może na bieżąco wyszukiwać i zamawiać części z każdego miejsca, co przyspiesza proces naprawy. Dodatkowym atutem jest wbudowany moduł HaynesPro połączony z katalogami dostawców. Dzięki czasom napraw, rysunkom technicznym i schematom elektrycznym pomaga oszczędzić czas, a za sprawą integracji z katalogami dostawców – precyzyjnie dobiera i zamawia części zamienne, minimalizując ryzyko zwrotów oraz oszczędzając czas zarówno pracowników warsztatu, jak i klientów.
Poznaj opinię EXPERTa z firmy ASCO.
Skanowanie jako usprawnienie pracy
Dostęp do wspomnianych wcześniej baz danych nie musi dotyczyć tylko korzystania z rozbudowanej listy kontaktowej kierującej do partnerów sieci warsztatów czy do dostawców części. Teraz dosłownie w zasięgu ręki mechanika leży wiedza o interesujących go produktach, zamawianych towarach.
Wystarczy posłużyć się aplikacją nawigującą po rozmaitych parametrach i danych produktowych, by dokonać właściwego wyboru i w swoim serwisie, w dowolnej chwili, korzystać z dostępnych online instrukcji stosowania konkretnych specyfików. Jeśli podczas naprawy pojazdu chcemy dowiedzieć się więcej o jakimś oleju, płynie lub preparacie – przy użyciu skanera zainstalowanego w telefonie, w ciągu kilku sekund otrzymamy niezbędne dane. Nierzadko wraz z filmem instruktażowym, jak stosować dany produkt, żeby uzyskać pożądany efekt.
Konrad Habit, Product Manager odpowiedzialny za rozwój programu lojalnościowego REPXPERT w firmie Schaeffler Vehicle Lifetime Solutions Poland, opowiada jak – poprzez aplikację w telefonie – można zgłębić wiedzę o środkach stosowanych w warsztatach samochodowych:
– Schaeffler OneCode zapewnia bezpośredni dostęp do informacji o produkcie za pośrednictwem kodu QR, który znajduje się na opakowaniu. To znacznie upraszcza codzienną pracę mechanika: za pomocą jednego skanu z poziomu smartfona mechanik ma dostęp do wszystkich informacji o produkcie. Istotne dla naprawy informacje – dla ponad 40 tys. produktów Schaeffler – są stale aktualizowane i dostępne online. Schaeffler OneCode zawiera indywidualny numer seryjny elementu, można więc w czasie rzeczywistym zweryfikować, czy mamy w ręku autentyczny produkt Schaeffler, skorzystać z manuali instalacyjnych i obszernych materiałów szkoleniowych. Aby skorzystać z OneCode i otrzymać wszystkie informacje produktowe, wystarczy zeskanować kod QR znajdujący się na każdym opakowaniu produktów Schaeffler (marki LuK, INA i FAG). Jednak pełne zastosowanie tej technologii daje aplikacja REPXPERT – ma ona intuicyjny interfejs, pomocny mechanikowi w wyszukiwaniu potrzebnych informacji. Aplikacja umożliwia też wygodne rejestrowanie punktów bonusowych w programie lojalnościowym REPXPERT.
A gromadzenie punktów i otrzymywanie za nie mini nagród czy zniżek na zakup kolejnych produktów jest dodatkowym elementem budowania zażyłości klienta z firmą IT. Okazją do pokazania, że „nie taka ta informatyka straszna, jak ją malują”.
Poznaj opinię EXPERTa z firmy Schaeffler Vehicle Lifetime Solutions Poland.
Więcej niż e-księgowość
Planowanie kolejności wykonywania zadań, a także pilnowanie terminów płatności czy deadlinów na realizację większych napraw spędza sen z powiek niejednemu właścicielowi warsztatu. Zamiast papierowego kalendarza i zapisywania wszystkich ważnych dat/cen w prywatnym telefonie, sektor IT dla motoryzacji proponuje mechanikom proste w obsłudze aplikacje do nadzoru spraw bieżących.
Bo nie wystarczy już sam program do prowadzania księgowości i zdalnego wystawiania faktur. Żeby w warsztacie znalazło się miejsce na sektor „office”, potrzebne jest wsparcie informatyczne. I zamiana biurka zarzuconego różnymi dokumentami na laptop albo tablet uzbrojony w program do prowadzenia całej warsztatowej papierologii.
Wydatek na rzecz wprowadzenia nowych technologii procentuje w przyszłości oszczędnością czasu oraz lepszą koordynację w ramach wewnętrznej biurokracji. A także umożliwia efektywne zarządzanie posiadanym personelem, którego:
- dni pracy,
- dni urlopowe,
- premie i nadgodziny
widnieją w systemie, są policzalne, skategoryzowane oraz transparentne na wypadek ewentualnych kontroli ze strony urzędów, inspekcji pracy itp.
Daniel Buczko dopowiada: – Firma2000 wspiera także rozliczenia i fakturowanie. Program automatycznie generuje faktury za usługi i części, co minimalizuje błędy i oszczędza czas związany z ręcznym wystawianiem dokumentów. Historia płatności klientów jest zorganizowana w przejrzysty sposób – ułatwia to śledzenie, kto i kiedy opłacił naprawę. Ta funkcjonalność zapewnia dokładną kontrolę nad finansami warsztatu. Dodatkowo użytkownicy Firmy2000 mają dostęp do zaawansowanych raportów, które pozwalają na analizę efektywności warsztatu, obrotów, kosztów oraz wykorzystania zasobów. Tego rodzaju dane są kluczowe dla podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.
MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE
I opisuje jeszcze jeden walor wynikający z zastosowania wybranego systemu:
– Innym ważnym elementem jest zarządzanie relacjami z klientami. Firma2000 gromadzi dane o pojazdach i historii napraw, co pozwala na błyskawiczne przypisywanie zleceń do konkretnych samochodów i sprawdzanie ich stanu. Program wysyła również automatyczne przypomnienia o przeglądach okresowych i naprawach, co pozwala na utrzymanie kontaktu z klientem. Aplikacja F24 Workshop daje natychmiastowy kontakt z właścicielem samochodu – mechanik może wysyłać powiadomienia (mail, sms) o postępach naprawy lub o tym, że pojazd jest gotowy do odbioru.
SI niesie pomoc mechanikom
W branży motoryzacyjnej coraz popularniejsze stają się programy ułatwiające zdalną diagnostykę pojazdów, przybywa szkoleń online dotyczących praktycznego zastosowania cyfrowych narzędzi, więcej też słychać o sztucznej inteligencji, która potrafi wesprzeć mechaników oraz lakierników w świadczeniu usług warsztatowych.
Gdy bowiem rzeczywistość wokół nas zmienia się bardzo szybko, warsztaty samochodowe nie mogą pozostać w tyle. Branża motoryzacyjna stawia więc programistom i specjalistom od cybernetyki bardzo aktualne ostatnio pytanie: Jak sztuczna inteligencja może realnie wesprzeć warsztaty samochodowe?
– Wprowadzenie nowych technologii, w tym SI, do codziennej pracy warsztatów samochodowych, pozwala na poprawę efektywności, precyzji i jakości usług. Mechanicy, wspomagani przez nowoczesne narzędzia, wykonują swoją pracę szybciej i z większą pewnością, a warsztaty mogą lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Inwestycja w technologie takie jak SI to nie tylko krok w stronę przyszłości, ale także realna przewaga konkurencyjna na – coraz bardziej wymagającym – rynku motoryzacyjnym – odpowiada Przemysław Cholewa.
I wylicza obszary, w których innowacyjne algorytmy oraz rozwiązania cyfrowe mogą niebawem odgrywać kluczową rolę:
- Asystent Warsztatu z funkcją głosową (Wprowadzenie Asystenta Warsztatu, działającego jak popularne rozwiązania typu „Ok, Google”, byłoby niezwykle korzystnym udogodnieniem dla warsztatów. Mechanicy mogliby wówczas z łatwością zarządzać zleceniami i wprowadzać notatki przy użyciu komend głosowych, bez konieczności odrywania się od bieżącej naprawy – mówi Cholewa);
- diagnozowanie usterek (systemy oparte na SI mogą analizować dane z czujników pojazdu, wykrywać wzorce i sugerować potencjalne problemy na podstawie zebranych informacji – zamiast polegać wyłącznie na tradycyjnych metodach diagnozowania, mechanicy mogą skorzystać z SI, aby szybciej i dokładniej zidentyfikować usterki, co skraca czas naprawy i zwiększa efektywność działań warsztatowych);
- optymalizacja zarządzania zleceniami (SI może pomóc w lepszym zarządzaniu harmonogramem pracy warsztatu, optymalizując kolejność zleceń i przewidując czas potrzebny na każdą naprawę);
- zarządzanie magazynem i zamówieniami części (technologia SI może wesprzeć warsztaty w zarządzaniu magazynem, monitorując zużycie części i sugerując, kiedy należy je zamówić – dzięki temu warsztat unika sytuacji, w której brakuje kluczowych komponentów do napraw, a jednocześnie optymalizuje koszty, unikając zbędnych zapasów; SI może także przewidzieć zapotrzebowanie na części na podstawie analiz historycznych, co pozwala lepiej planować zamówienia);
- zarządzanie relacjami z klientami (technologie SI mogą również wesprzeć warsztaty w obsłudze klienta: chatboty oparte na SI automatycznie odpowiadają na podstawowe pytania klientów, planują wizyty lub przekazują status naprawy, odciążając pracowników biura – w ten sposób klient otrzymuje szybkie i precyzyjne informacje, a warsztat zyskuje więcej czasu na obsługę bardziej złożonych zadań).
Trend: zdalna diagnostyka
Kacper Mioduszewski omawia kolejny obszar działań warsztatowych w którym sztuczna inteligencja wspiera mechaników:
– Zastosowanie SI w diagnostyce pojazdu może wspierać mechaników w diagnozowaniu usterek i w wyborze optymalnych metod usuwania awarii. Oprogramowanie Integra Car 7 do zarządzania serwisem jest zintegrowane z urządzeniami diagnostycznymi, co pozwala profesjonalnie przedstawiać klientom informacje dotyczące napraw. Podczas diagnostyki dane z urządzeń diagnostycznych są zapisywane w bazie oprogramowania Integra Car 7 i mogą być wykorzystywane w naprawach kolejnych pojazdów. Analiza takich danych z różnych systemów pojazdu obejmuje zarówno kody usterek, warunki, w jakich wystąpił dany problem, jak i szeroki zakres „rzeczywistych danych” z wielu czujników wybranego systemu. Dotychczas taka analiza była czasochłonna i wymagała zazwyczaj od serwisantów ogromnej wiedzy i wieloletniego doświadczenia. Zastosowanie SI w diagnostyce pozwoli zniwelować notoryczny problem związany z brakiem specjalistów, a także uczyni ten proces łatwiejszym: zautomatyzowanym, efektywnym i precyzyjnym. W ten sposób minimalizowane są koszty naprawy. Szacuje się, że SI może skrócić czas diagnozy nawet o 90%, znacznie zwiększając efektywność i konkurencyjność serwisu.
Firma Integra Software, trzymając rękę na branżowym pulsie, skłania się zatem w stronę zdalnej diagnostyki. W tym celu rozpoczęto integrację z urządzeniami i systemami umożliwiającymi zdalne przesyłanie danych. Pozwoli to na analizę danych odczytanych z pojazdu jeszcze przed wizytą w serwisie. SI będzie zatem umożliwiało szybszą i dokładniejszą weryfikację przyczyn usterek, co dodatkowo zwiększy efektywność napraw przeprowadzanych przez warsztat.
Mioduszewski dodaje: – Implementacja SI w proces obsługi klienta może również wspierać kontrolę jakości np. przy weryfikacji wypełnionych przez mechaników list kontrolnych sprawdzając zakres i jakość wykonanych prac. Takie zastosowanie pozwala zapewnić wysoki standard świadczonych usług pozytywnie wpływając na zwiększenie zaufania klientów.
Zmiany, które przed nami
Na pytanie czy firmy związane z branżą motoryzacyjną wiążą swoją przyszłość z SI, wielu przedsiębiorców odpowiada pozytywnie. Daniel Buczko dzieli się planami na efektywne zastosowanie cyfrowych osiągnięć:
– ASCO planuje wprowadzenie sztucznej inteligencji, by m.in. przyspieszyć i ułatwić pracę warsztatów samochodowych. Nowe technologie mają na celu zautomatyzowanie wielu procesów oraz usprawnienie diagnostyki i wykonywanych napraw przez serwisantów. Dzięki SI zarządzanie codziennymi operacjami, obsługa klientów i analiza danych staną się specjalistycznymi procesami, opartymi na algorytmach. Wprowadzenie SI to krok w kierunku nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań, które odpowiedzą na rosnące potrzeby branży motoryzacyjnej, jak również podniosą jakość świadczonych usług.
Inne obszary w których firmy IT widzą realne szanse na praktyczne zastosowanie nowych technologii w warsztacie to:
- zautomatyzowanie infolinii – „ pierwszej l inii kontaktu z klientem” (poprzez SI i uczenie maszynowe wykorzystane do tworzenia chatbotów oraz voicebotów),
- personalizacja działań dotyczących obsługi klientów warsztatowych przy użyciu algorytmów analizujących historię napraw oraz kompletny profil danego pojazdu (w efekcie uzyskujemy możliwość stworzenia indywidualnej oferty, dopasowanej do potrzeb konkretnego użytkownika),
- narzędzia do optymalizacji działań marketingowych (SEO, tworzenie kampanii reklamowych dla sieci warsztatowych),
- zastosowanie SI w sektorze eCommerce (zapewnienie inteligentnego wyszukiwania produktów z filtrowaniem, personalizacją wyników i z właściwym rozumieniem zapytań).
Źródło: Materiały redakcyjne
O Autorze
