Rozwiązania informatyczne dla warsztatu
Adobe Stock – metamorworksDoświadczenie i wiedza mechaników oraz odpowiednio wyposażone stanowiska serwisowe to oczywiście podstawa sukcesu współczesnego warsztatu samochodowego. Kiedy jednak poziom tych czynników w konkurencyjnych serwisach jest zbliżony, wówczas ważną rolę zaczynają odgrywać inne elementy. Jednym z nich jest np. oprogramowanie warsztatowe, które z jednej strony może usprawnić pracę pracownikom warsztatu, a drugiej – zapewnić sprawniejszą obsługę klienta.
- Oprogramowanie, którego zadaniem jest wspieranie pracy warsztatów samochodowych, nie jest niczym nowym w branży.
- Duża konkurencja na rynku oprogramowania warsztatowego sprawia, że wybór odpowiedniego wariantu programu powinien być poprzedzony analizą obecnych i przyszłych potrzeb warsztatu.
- Coraz większe wymagania rynku sprawiają, że współczesne oprogramowania mogą mieć bardzo dużą liczbę różnorodnych funkcjonalności.
- Dobre oprogramowanie ułatwia planowanie pracy całego serwisu, przyjęcie i rozliczenie dostawy towaru, rozliczenie prowizyjne pracy mechaników czy obsługę stanów magazynowych.
- Coraz większego znaczenia nabierają też platformy e-commerce do sprzedaży on-line części i akcesoriów motoryzacyjnych w formie B2B i B2C.
- Dostępne na rynku oprogramowania możemy podzielić na dwie podstawowe grupy - instalowane na komputerze i z dostępem online.
W świecie, w którym informatyzacja i komputeryzacja odgrywa coraz istotniejszą rolę, o skuteczności prowadzonej działalności biznesowej często decyduje różnego rodzaju oprogramowanie. Nie inaczej jest w branży motoryzacyjnej.
Kacper Mioduszewski, ekspert ds. biznesowych oprogramowania ERP i eCommerce B2C w firmie Integra Software, na przykładzie swojej firmy wymienia różne rodzaje oprogramowania, które zaspokajają rozmaite potrzeby związane ze specyfiką prowadzonej działalności w branży automotive.
Niezwykle istotna jest kompleksowość takiego oprogramowania warsztatowego. Nikt nie wyobraża już chyba sobie pracy z kilkoma różnymi programami, z których każdy odpowiadałby za wykonanie innego zadania.
Kacper Mioduszewski
Ekspert ds. biznesowych oprogramowania ERP
i eCommerce B2C w firmie Integra Software
Są to przede wszystkim kompleksowe rozwiązania dla serwisów samochodowych (zarówno małych, jak i dużych serwisów przynależących do sieci serwisowych), w tym specjalizujących się np. w usługach serwisowych dla pojazdów osobowych lub ciężarowych, świadczących usługi blacharsko-lakiernicze czy oponiarskie. Kolejną grupę stanowią systemy informatyczne do zarządzania flotą pojazdów i taborem samochodów.
Coraz większego znaczenia nabierają też platformy e-commerce, czyli rozwiązania do sprzedaży on-line części i akcesoriów motoryzacyjnych zarówno w formie B2B (dla warsztatów, sklepów z częściami), jak i B2C (dla klientów indywidualnych).
Rosnące potrzeby warsztatów
Naturalnie oprogramowania, których zadaniem jest wspieranie pracy warsztatów samochodowych, nie są niczym nowym w branży. Jednak wraz z dynamicznym rozwojem sektora IT na przestrzeni ostatnich kilku, kilkunastu lat, bardzo szybko ewoluują również wszelkiego rodzaju programy informatyczne.
Proste oprogramowanie, które oferuje wyłącznie prowadzenie historii napraw i możliwość generowania faktur, to już zdecydowanie za mało w dzisiejszych czasach. Zarządzający warsztatami, ale również zwykli mechanicy oczekują od tego typu rozwiązań pomocy na każdym etapie pracy z pojazdem klienta – od wyszukania informacji dotyczących serwisowanego samochodu, znalezienia niezbędnych części, przez ich szybkie zamówienie, po wykonanie kosztorysu naprawy i zapisanie go w historii zamówień.
W pełni funkcjonalne oprogramowanie zapewnia więc szybki dostęp do istotnych informacji, co przekłada się na fachową obsługę. A od tego często zależy sukces na niezwykle konkurencyjnym rynku warsztatów samochodowych.
Podstawowe funkcjonalności oprogramowania dla warsztatu
Duża konkurencja na rynku oprogramowania dla warsztatów (nawet różne wersje tego samego oprogramowania danej firmy) sprawia, że wybór odpowiedniego wariantu programu powinien być poprzedzony analizą obecnych i przyszłych potrzeb warsztatu. Jednak można wskazać pewne cechy, które bezwzględnie powinny charakteryzować każde oprogramowanie warsztatowe.
Grzegorz Sitek, kierownik Działu Wdrożeń i Pomocy Technicznej w firmie ASCO, wylicza najważniejsze funkcjonalności, jakimi powinno się charakteryzować współczesne oprogramowanie warsztatowe: – Po pierwsze, dobry program powinien być intuicyjny i prosty w obsłudze, ale jednocześnie bogaty w możliwości. Od tego zależy szybkość i jakość obsługi klienta końcowego w serwisie. Mam tu na myśli np. przejrzysty terminarz warsztatowy, możliwość wysyłania powiadomień SMS i e-mail, skanowanie danych pojazdów, łatwy dostęp do zamawiania i sprawdzania stanów w hurtowniach oraz wiele innych – mówi Grzegorz Sitek.
Tak naprawdę wprowadzenie nowoczesnego oprogramowania do serwisu przynosi mu same korzyści: od ułatwienia i przyspieszenia pracy, przez możliwość przeprowadzania skomplikowanych napraw, aż do korzyści wizerunkowych.
Grzegorz Sitek
Kierownik Działu Wdrożeń
i Pomocy Technicznej w firmie ASCO
Po drugie, jak wyjaśnia dalej Grzegorz Sitek, dobry program powinien mieć wiele funkcji wspierających mechaników podczas dokonywania napraw – dane regulacyjne i serwisowe oraz czasy napraw, które pozwolą zoptymalizować proces naprawy. Po trzecie, współczesny, dobry program dla warsztatu powinien być elastyczny i działać na wielu platformach. Dzięki temu podczas przeprowadzania oględzin przy przyjęciu pojazdu do serwisu można od razu wprowadzać zdjęcia i dane samochodu bezpośrednio z urządzenia mobilnego, jak telefon czy tablet, bez konieczności żmudnego przepisywania ich później przy komputerze.
Kacper Mioduszewski zwraca natomiast uwagę na wiele funkcjonalności, których celem jest usprawnienie wszystkich etapów obsługi klienta, a więc przyjęcia samochodu do serwisu, zdiagnozowania i wyceny usługi oraz jej przeprowadzenie. Ponadto niezwykle istotna jest kompleksowość takiego rozwiązania. Nikt nie wyobraża już chyba sobie pracy z kilkoma różnymi programami, z których każdy odpowiadałby za wykonanie innego zadania. Absolutną koniecznością jest prosta i intuicyjna obsługa programu, a także niskie wymagania sprzętowe, które pozwolą używać danego oprogramowania także na starszych już komputerach.
Dobre oprogramowanie ułatwia więc także (poza wspomnianymi już zadaniami) planowanie pracy całego serwisu, przyjęcie i rozliczenie dostawy towaru, rozliczenie prowizyjne pracy mechaników czy obsługę stanów magazynowych. Ponadto powinno mieć takie funkcjonalności, jak dostęp do historii serwisowej, terminarz z zarządzaniem dostępnością stanowisk roboczych, fakturowanie i generowanie raportów. Wśród ciekawych opcji w niektórych programach można znaleźć moduł załączania zdjęć do zleceń. Taka funkcjonalność pozwoli wykonać dokumentację fotograficzną, która może okazać się przydatna w razie sporu z klientem. Wszystkie te rozwiązania ułatwiają także zarządzanie warsztatem dzięki możliwości bieżącego monitorowania efektywności pracy i weryfikowania dochodowości serwisu.
Trwająca wciąż pandemia COVID-19 zwiększa też znaczenie bezpiecznej i skutecznej komunikacji on-line z klientami (zarówno z użytkownikiem pojazdu, jak i dostawcą części). Dlatego też wdrożenie modułu CRM do komunikacji z klientami, terminarza on-line dla klientów serwisu zintegrowanego z programem warsztatowym również powoli staje się standardem.
Moduły dobrego oprogramowania
Coraz większe wymagania rynku sprawiają, że współczesne oprogramowania mogą mieć bardzo dużą liczbę różnorodnych funkcjonalności. Z jednej strony zwiększa to możliwości funkcjonalne takiego programu, ale z drugiej – przekłada się na większy stopień skomplikowania obsługi oraz na jego cenę. Dlatego też coraz częściej są to systemy skalowalne z modułową budową.
Jak wyjaśnia Kacper Mioduszewski, dzięki temu każdy warsztat może dostosować programy do specyfiki swojej działalności, indywidualnych potrzeb i wielkości serwisu (liczby pracowników, stanowisk roboczych itp.), a jednocześnie możliwa jest późniejsza rozbudowa systemu o kolejne moduły. Taka budowa oprogramowania sprawia ponadto, że może ono być optymalnie dopasowane do potrzeb zarówno małych, jak i dużych warsztatów.
Do standardowych modułów, wspomnianych już wcześniej, należą te związane z obsługą klienta, pojazdu, bieżącą pracą serwisową, a także umożliwiające komunikację z klientem. Dostępne na rynku oprogramowania nierzadko oferują jednak wiele więcej interesujących funkcjonalności.
Bardzo pomocny może być także moduł wyceny naprawy, który pozwoli bardzo dokładnie oszacować czas i koszty naprawy. Pozwoli to uniknąć pomyłek przy wycenie. Błędnie podana cena może spowodować wymierną stratę finansową dla warsztatu, gdy będzie zbyt niska, albo utratę klienta, gdy będzie wygórowana. Podobnie może być z wyceną czasu naprawy. Kiedy podamy zbyt krótki czas wykonania usługi i go nie dotrzymamy, klient może mieć słuszne pretensje, jeśli nie otrzyma w danym terminie swojego samochodu. Wspomniane moduły wyceny uwzględniają wszystkie niezbędne prace serwisowe przy realizacji danej usługi, a także konkretne wyposażenie danej wersji modelu samochodu.
Również moduł regulacyjno-kontrolny z danymi technicznymi i parametrami różnych układów oraz instrukcjami naprawczymi to niezwykle przydatne narzędzie pracy dla mechanika. Moduł taki zawiera oryginalne schematy, ilustracje graficzne oraz wiele szczegółowych danych technicznych nt. większości najważniejszych układów w samochodzie. Bez tego narzędzia obsługa wielu nowych modeli byłaby wręcz niemożliwa.
MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE
W module związanym z okresowymi przeglądami mechanik znajdzie natomiast informacje, jakie czynności serwisowe należy wykonać przy określonym przebiegu. Pozwoli to wykonywać prace serwisowe zgodnie z zaleceniami producenta.
Moduł obsługi magazynowej warto wziąć pod uwagę, jeśli warsztat ma w miarę rozbudowany magazyn ze sporą liczbą części zamiennych. Oprogramowanie pozwala wówczas zarządzać stanem magazynowym – informuje np. o posiadanych częściach, które są niezbędne w danej naprawie i pozwala je zarezerwować. Dzięki temu mechanik, czy inna osoba odpowiedzialna w serwisie samochodowym za części w magazynie, łatwiej może kontrolować jego stan. Pozwala to z jednej strony ograniczyć środki pieniężne zamrożone w zakupionym już towarze, a z drugiej – zapewnia dostępność istotnych części, co może się przekładać na szybkość wykonania większości usług serwisowych.
Liczne korzyści
Ułatwienie codziennej pracy mechanika i innych pracowników warsztatu to podstawowa korzyść z posiadania funkcjonalnego oprogramowania. Właściciel warsztatu, mechanik, diagnosta czy doradca serwisowy nie tracą już swojego czasu pracy na „sprawy papierkowe” (albo tracą go w zdecydowanie mniejszym stopniu) i mogą się skupić na wykonywaniu swoich podstawowych zadań.
– Tak naprawdę wprowadzenie nowoczesnego oprogramowania do serwisu przynosi mu same korzyści. Od ułatwienia i przyspieszenia pracy, przez możliwość przeprowadzania skomplikowanych napraw, diagnostyki czy nawet podstawowej obsługi serwisowej nowoczesnych pojazdów, które są coraz częściej komputerami na kołach, aż do korzyści wizerunkowych. Taki serwis bowiem postrzega się jako nowoczesny, rzetelny, godny zaufania i wart powierzenia mu pojazdu bez obaw o efekty napraw – wymienia Grzegorz Sitek z firmy ASCO. Dodatkowo nowoczesne oprogramowanie pozwala właścicielowi serwisu na wykonywanie różnego rodzaju raportów i analiz, które pozwalają na precyzyjne obliczanie kosztów, rozliczanie pracowników i kontrolę rentowności prowadzonych działań.
Kacper Mioduszewski dodaje jeszcze do tych korzyści wiarygodne i dużo bardziej przejrzyste dla klienta wyceny, optymalne wykorzystanie czasu pracy wszystkich osób w warsztacie, możliwość weryfikacji pracy mechaników oraz zwiększenie rentowności serwisu.
Jaka opłata za oprogramowanie?
Korzystanie z oprogramowania warsztatowego naturalnie kosztuje, a wysokość opłaty zależy od kilku czynników. Im bardziej rozbudowany będzie to program, im więcej przydatnych (lub nie) funkcjonalności będzie zawierał, tym więcej za niego zapłacimy. Na wysokość opłaty wpływa również rodzaj oprogramowania i posiadana w związku z tym licencja.
Generalnie dostępne na rynku oprogramowania możemy podzielić na dwie podstawowe grupy. Pierwsza obejmuje programy, które instalujemy na komputerze. Wersję instalacyjną otrzymujemy w momencie zakupu oprogramowania (kiedyś na dyskach CD/DVD, dziś coraz częściej do ściągnięcia ze strony internetowej dostawcy takiego oprogramowania). W zależności od producenta, ale również wykupionej licencji, takie oprogramowanie można mieć zainstalowane na jednym bądź kilku urządzeniach w warsztacie.
Inaczej wygląda powyższa kwestia w przypadku oprogramowania, które znajduje się na stronie internetowej producenta. Po wykupieniu dostępu i otrzymaniu danych do logowania można z takiej aplikacji korzystać w dowolnym miejscu i z dowolnego urządzenia. Jedynym warunkiem jest oczywiście sprawne łącze internetowe.
Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady. Z oprogramowania zainstalowanego na komputerze można korzystać tylko poprzez konkretne urządzenie (lub kilka takich urządzeń). Wiążą się z tym różne niedogodności i ryzyka, np. usterki sprzętu komputerowego lub brak miejsca na twardym dysku. Na szczęście producenci uwzględnili ryzyko awarii komputera i obecnie istotne dane można przechowywać chociażby w chmurze. Żeby móc natomiast korzystać z oprogramowania dostępnego w sieci, konieczny jest stosunkowo szybki i stabilny internet. W zasadzie to jedyna wada tego rozwiązania, ale dość poważna, ponieważ brak internetu uniemożliwia wykonywanie jakichkolwiek czynności.
Istotne różnice występują także w sposobie płatności za oba typy oprogramowania. Za programy instalowane na własnym komputerze z reguły płacimy na wstępie jednorazową opłatę. Z kolei za oprogramowanie dostępne przez internet pobierany jest najczęściej abonament na określony czas. W momencie zaprzestania płacenia tracimy dostęp do oprogramowana.
To drugie rozwiązanie ma tę zaletę, że mamy dostęp do wersji oprogramowania z najnowszymi aktualizacjami, czego się nie da powiedzieć o pierwszej grupie. W tym przypadku niezbędne będzie dokonanie opłaty aktualizacyjnej. Warto jednak mieć świadomość, że nawet starsze wersje programów powinny działać bez zakłóceń, choć bez nowych funkcjonalności i dostępu do najnowszych danych techniczno-serwisowych.
W kierunku rozwiązań mobilnych
Nowe technologie z obszaru IT nie omijają także oprogramowania. Przykładem są tu zaawansowane rozwiązania do obsługi dużych baz danych i rozwiązania oparte na chmurze. W przypadku pracowników warsztatu najważniejsze są jednak nowinki sprzętowe, w tym przede wszystkim aplikacje mobilne na smartfony i tablety dla mechaników i doradców serwisowych, które mogą zoptymalizować obsługę klienta i naprawę pojazdu.
Takie mobilne rozwiązanie pozwoli np. doradcy przyjąć samochód do naprawy albo wydać go po wykonanej usłudze dużo szybciej na zewnątrz warsztatu. Papierowe dokumenty zostały zastąpione przez intuicyjne aplikacje (np. do aktywnego przyjęcia pojazdu). Mechanik może równie szybko sprawdzić niezbędne podczas naprawy informacje dotyczące zlecenia czy dane serwisowo-naprawcze bezpośrednio ze swojego stanowiska roboczego.
Wszystkie wspomniane wcześniej korzyści, które wynikają z posiadania funkcjonalnego oprogramowania, sprowadzają się do znacznie sprawniejszej obsługi klienta, skuteczniejszych napraw, wydajniejszej pracy mechanika czy lepszego planowania pracy całego warsztatu. A to z kolei powinno się przełożyć się na większy zysk serwisu samochodowego. Inwestycja w nowoczesne i funkcjonalne oprogramowanie serwisowe nie jest więc niepotrzebnym wydatkiem. Wręcz przeciwnie. Może oznaczać dobrze wydane pieniądze, które nie tylko mogą się bardzo szybko zwrócić, ale również zapewnić warsztatowi wzrost konkurencyjności rynkowej.
O Autorze
