Dochód z warsztatu jest wypadkową wielu czynników. Z jednej strony mamy przychód, czyli pieniądze płacone przez klientów, z drugiej wydatki. Klienci płacą za naprawę, części, materiały eksploatacyjne czy usługi dodatkowe (np. przechowywanie opon, usługę pomocy drogowej). Dobrze jest mieć dużą grupę stałych klientów oraz potencjał do przyciągania nowych. Kiedy klienci już się pojawią, należy stworzyć im jak najwięcej okazji do płacenia za usługi i towary, z których są zadowoleni.

W tym miejscu zaczyna się mniej przyjemna część rozważań – koszty. Żeby móc zaproponować jakąkolwiek usługę, trzeba dysponować warunkami do jej wykonania. W warsztatowej rzeczywistości są nimi:

• Miejsce (im większy ruch, tym więcej stanowisk);
• Narzędzia i wyposażenie (oprócz podstawowych także specjalistyczne, w zależności od rodzaju świadczonych usług);
• Pracownicy (im więcej zleceń, tym większa załoga, włączając w to specjalistów: lakierników, blacharzy, elektryków, mechatroników itp.).

Wydatki stałe i nie tylko

Im szerszy zakres usług, im większy potencjał równoległej obsługi wielu samochodów, tym większe koszty stałe i okresowe. Temu podziałowi warto się przyjrzeć, bo pozwoli to lepiej planować wydatki. Koszty stałe to te, które ponosimy regularnie, przez cały czas działania warsztatu. Do tej grupy zaliczymy opłaty za: energię elektryczną, wynajem pomieszczeń, wodę, odprowadzenie ścieków, ubezpieczenie, utylizację odpadów, dostęp do Internetu, utrzymanie domeny internetowej i konta pocztowego. Do najważniejszych wydatków w tej grupie należą oczywiście wynagrodzenia pracowników.

Te koszty nazywa się kosztami stałymi, ale oznacza to jedynie, że powtarzają się one w regularnych odstępach czasu i można dość łatwo oszacować ich wysokość. W praktyce oscylują wokół średnich wartości. Może się okazać, że za energię elektryczną trzeba będzie zapłacić więcej w sezonie wymiany opon, bo wtedy rośnie zapotrzebowanie na sprężone powietrze, a więc i na energię elektryczną. Więcej trzeba też zapłacić pracownikom, bo wydłużone godziny pracy warsztatu oznaczają konieczność zatrudnienia dodatkowych ludzi albo wypłaty nadgodzin stałym pracownikom. Silnie sezonowe są też koszty związane z ogrzewaniem, a coraz częściej także klimatyzacją.

Z reguły po kilku latach prowadzenia działalności i skrupulatnego notowania wszystkich wydatków można dość dobrze przewidzieć wysokość opłat – z dokładnością do kwartału lub miesiąca. Ta wiedza ma zasadnicze znaczenie, ponieważ na jej podstawie możemy wywnioskować, ile pieniędzy trzeba odłożyć w „lepszych” miesiącach, żeby bez stresu opłacić wszystko wtedy, gdy mamy mniej zleceń.

Koszty stałe można optymalizować. Dostawcy energii elektrycznej, banki, dostawcy usług telekomunikacyjnych i Internetu przygotowują oferty promocyjne dla stałych i nowych klientów. Z reguły polegają one na obniżeniu stawki za usługę lub dodanie bezpłatnej opcji (np. brak opłat za kartę płatniczą).

Po pewnym czasie klienci „wypadają” z programu promocyjnego i są obciążani wyższymi opłatami. To czas, kiedy warto przeszukać oferty konkurencji albo skontaktować się z doradcą klienta i próbować renegocjować warunki umowy. To działa, chociaż większość przedsiębiorców z góry zakłada, że „skoro ceny są, jakie są, nikt ich dla mnie nie zmieni”. Zawsze warto spróbować, bo w ten sposób można zaoszczędzić nawet kilka tysięcy złotych rocznie.

ELIT Polska

Inwestycje

Jest taki specjalny rodzaj wydatków, które nie polegają na kupowaniu usług i towarów potrzebnych w danej chwili. Wydajemy pieniądze, kupując coś, co powinno przynieść dochód w przyszłości. Koszty są na tyle duże, że musimy liczyć się z tym, że większy przychód będzie „spłacał” inwestycję przez szereg miesięcy lub lat. Tą inwestycją może być zakup nowego podnośnika, narzędzi, przygotowanie kolejnego stanowiska, kupno nieruchomości.

Inwestycja ma dwa najważniejsze skutki. Po pierwsze, zwiększa wartość warsztatu jako przedsiębiorstwa (gdyby pojawiła się konieczność sprzedaży firmy wyposażonej w nowy sprzęt, spodziewalibyśmy się lepszej ceny niż za stary, niedoposażony warsztat). Po drugie, stwarza nowe możliwości biznesowe: skraca czas naprawy i zwiększa wydajność pracy, a także pozwala zaoferować nowe usługi (blacharnia, lakiernia, serwis opon).

Inwestycje można finansować na wiele sposobów: ze środków własnych (co może być korzystne finansowo, jeśli dysponujemy większą gotówką i chcemy zmniejszyć kwotę podatku) albo ze środków banku lub innej instytucji finansowej: funduszu leasingowego, albo instytucji pośredniczącej w dystrybucji funduszy unijnych. Każdy sposób pozyskania środków jest dobry, ale… niektóre są lepsze. Tutaj, podobnie jak przy okresowym przeglądzie stałych wydatków, warto przeanalizować oferty co najmniej kilku banków i funduszy, porozmawiać z kilkoma doradcami i poprosić o przygotowanie indywidualnej oferty.

W przypadku dużych inwestycji, takich jak budowa nowego obiektu, jego kompleksowe wyposażenie czy zakup gruntów, lepiej przeznaczyć pewną kwotę na usługi kancelarii prawnej, która przejrzy umowy, zwróci uwagę na pułapki i pomoże wybrać najlepsze rozwiązanie. To jest rodzaj wydatku, który także można uznać za inwestycję.

Pułapka cięcia kosztów

Dochód przedsiębiorstwa oblicza się, odejmując koszty od przychodu. Przychodem są wszystkie pieniądze przekazywane przez klientów i tę część bilansu staramy się zwiększać. Po drugiej stronie mamy koszty. Już na pierwszy rzut oka widać, że dochód można zwiększyć, maksymalizując przychody i tnąc koszty.

Problem polega na tym, że nadmierne cięcie kosztów może doprowadzić do zapaści przedsiębiorstwa równie skutecznie, jak ich nieuzasadniony wzrost. Cięcie kosztów może oznaczać optymalizację wydatków (nowe umowy z dostawcami, zmianę urządzeń na mniej energochłonne itp.), ale niektórzy uważają, że dobrym pomysłem jest radykalne zmniejszenie wszystkich wydatków, w tym zaniedbanie koniecznych remontów czy praca z wykorzystaniem starych, zużytych narzędzi.

W rzeczywistości pozbawiony środków warsztat popada w coraz większe kłopoty: uszkodzone narzędzia oznaczają dłuższy czas wykonania usługi, straty, uszkodzenia pojazdów klientów, wypadki przy pracy. Niższe wynagrodzenia, niejasne zasady opłacania pracowników to ryzyko wypowiedzeń ze strony doświadczonych fachowców, których trzeba zastąpić znacznie tańszymi i mniej doświadczonymi pracownikami. To przekłada się na niższą jakość usług, pomyłki, uszkodzenia i mniejszą wydajność pracy.

Nieprzemyślane oszczędności przynoszą skutek odwrotny od zamierzonego: przychody zaczynają spadać, co paradoksalnie skłania przedsiębiorców do dalszego ograniczania wydatków w celu utrzymania dochodu na stałym poziomie. To przepis na gwarantowaną katastrofę, podobnie zresztą jak przeinwestowanie. Jeśli nowe stanowiska będą stały puste z powodu braku klientów, to dodatkowe obciążenie w postaci rat leasingowych albo kredytu bankowego naruszy równowagę przedsiębiorstwa i negatywnie wpłynie na wynik finansowy.

Cottonbro Studio, Pexels

Ile to kosztuje? Oto koszty prowadzenia warsztatu

Jeśli chcielibyśmy oszacować początkowe koszty uruchomienia warsztatu samochodowego i pierwszego roku działalności, musielibyśmy zacząć od podjęcia decyzji o miejscu prowadzenia działalności i zakresie wykonywanych napraw. Przedsiębiorcy, którzy dysponują własną działką albo budynkami, są w lepszej sytuacji, ponieważ mogą stopniowo rozwijać infrastrukturę, budując i rozbudowując pomieszczenia w zależności od potrzeb.

Koszt wynajmu warsztatu i charakter proponowanych budynków bywają różne. Można znaleźć garaż z kanałem za kilkaset złotych miesięcznie, zaadaptowaną stodołę, krytą eternitem, z wydzielonymi trzema stanowiskami za 1500 zł albo trzystanowiskowy, ocieplony i ogrzewany budynek z częścią biurową i placem za 3500 zł. To tylko przykłady znalezione w internetowych serwisach ogłoszeniowych.

Pamiętajmy, że nie wszystko, co dobre, można znaleźć w sieci. Warto przejechać się po okolicy, która nas interesuje, porozmawiać z ludźmi, przeszukać oferty gmin, syndyków przeprowadzających postępowania upadłościowe, oferty dzierżawy placów i budynków po zlikwidowanych zakładach przemysłowych. Okazje się trafiają, ale dobrze jest mieć możliwość (tzn. dysponować gotówką) podpisania umowy na dłuższy czas, co najmniej jednego roku. Wtedy można negocjować wysokość opłat.

Bardziej przewidywalne są koszty wyposażenia: narzędzi, podnośników itp. W zależności od oczekiwanego standardu trzeba się liczyć z wydatkiem od około 50 tys. zł wzwyż na podstawowe narzędzia i wyposażenie. Roczny wynajem pomieszczeń to co najmniej 12–20 tys. zł. Przybliżony koszt składek ZUS dla przedsiębiorcy to kolejne 15 tys. zł, a jeśli w grę wchodzi zatrudnianie pracowników, to przy założeniu, że wynagrodzenie wyniesie 3000 zł netto, całkowite miesięczne koszty pracodawcy nieznacznie przekroczą 5000 zł.

Załóżmy, że w warsztacie pracuje właściciel, który chce zarobić około 5000 zł miesięcznie, i dwóch pracowników zarabiających po ok. 3000 zł. Miesięczny koszt wynagrodzeń wyniesie około 16 500 zł po uwzględnieniu ZUS, ale nie licząc podatku dochodowego pracodawcy. Jeśli uwzględnimy koszty prowadzenia działalności (księgowość, media, raty leasingowe), to trzeba założyć, że warsztat musi wygenerować przychód na poziomie minimum 20–22 tys. zł netto miesięcznie.

Znając ceny usług w okolicy, w której planujemy działać, a także liczbę już istniejących warsztatów i potencjalnych klientów, łatwiej jest podjąć decyzję o opłacalności całego przedsięwzięcia.

Źródło: ELIT Polska