Pełne dane kontrahenta

Pierwszym i absolutnie podstawowym krokiem jest zebranie pełnych danych kontrahenta. Brak rzetelnych informacji rejestrowych potrafi skutecznie zablokować późniejsze działania windykacyjne. Dlatego, zanim wyruszymy w trasę, warto upewnić się, że mamy nie tylko nazwę firmy i numer telefonu do spedytora, ale również formę prawną, dokładny adres siedziby, numery NIP lub VAT UE, wpis w KRS lub CEIDG oraz imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji.  

Umowa na piśmie

Każde zlecenie powinno mieć formę pisemną lub elektroniczną, podpisaną przez obie strony. Warto zachować także potwierdzenia przyjęcia zlecenia, ustalone stawki, terminy płatności, zakres usługi czy obowiązujące ogólne warunki umów.

Dowód wykonania usługi

Zdjęcia wykonane podczas załadunku czy dostawy, a także zapisy korespondencji operacyjnej, potrafią być rozstrzygającym elementem w sądzie lub w procesie windykacyjnym. Brak dokumentów przewozowych to jeden z najczęściej wykorzystywanych argumentów przez nierzetelnych kontrahentów  do podważania zasadności zapłaty.

Korespondencja

E-maile, wiadomości w komunikatorach i potwierdzenia odbioru to często najprostszy sposób na udowodnienie racji. Ważne jednak, by przechowywać je w formie, która pozwoli potwierdzić autentyczność – w przypadku poczty elektronicznej najlepiej w formatach EML lub PST, a w przypadku komunikatorów jako zrzuty ekranu z widoczną datą i godziną. 

Prawidłowo wystawiona faktura

W branży TSL faktura stanowi podstawowy dokument finansowy, potwierdzający prawo do zapłaty. Aby jednak mogła pełnić tę rolę skutecznie, musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz warunkami zlecenia. Kluczowe jest, aby zawierała prawidłowe dane płatnika, czyli dokładną nazwę firmy, adres siedziby oraz numer NIP lub VAT UE kontrahenta, na którego została wystawiona. Ponadto faktura powinna być zgodna z ustaleniami umownymi – wystawiona na właściwy podmiot, w odpowiedniej walucie, z prawidłowo określoną kwotą i terminem płatności. 

MOŻE ZAINTERESUJE CIĘ TAKŻE

Prawo i zarządzanie

Oszustwa i wyłudzenia w TSL – jak rozpoznać fałszywego kontrahenta?

Branża transportowa, w której działania oparte były do niedawna na zaufaniu oraz sprawności i szybkości procesów, staje się coraz częściej celem oszustów. Fałszywi kontrahenci potrafią postępować wyjątkowo profesjonalnie.

Rynek

Rządowy projekt Planu Społeczno-Klimatycznego ogranicza efektywność walki z ubóstwem transportowym

Polskie Stowarzyszenie Nowej Mobilności (PSNM) przedstawiło szereg uwag do rządowego projektu Planu Społeczno-Klimatycznego (PSK). PSK determinuje kierunek wydawania środków ze Społecznego Funduszu Klimatycznego, którego największym beneficjentem w Unii Europejskiej jest Polska. 

Źródło: Pactus.eu