Po pierwsze: marketing
Tradycyjny obejmuje akcje promocyjne, kampanie wizerunkowe czy materiały reklamowe. Dobry mechanik jednak wie, że prawdziwe możliwości daje kontakt bezpośredni. Cały proces obsługi, począwszy od pierwszego telefonu klienta aż do jego wyjazdu z serwisu, to szansa na poznanie potrzeb klienta i jego samochodu, a docelowo - sprzedaż usługi. Ważne, by wiedza gromadzona na tym etapie pozostała w notatkach lub bazie danych. Świadomość korzyści, jakie płyną z odpowiedniej obsługi i wrażenia, jakie się pozostawi, to klucz we współczesnym marketingu małych i średnich przedsiębiorstw.

Według badań przeprowadzanych w USA klienci często lepiej oceniają firmę, która sprawnie i skutecznie zrealizuje reklamację usługi niż tą, której usługa w ogóle nie wymagała reklamowania. Wynika to z przekonania, że zostali potraktowani ze szczególnym zainteresowaniem i troską. Tak duża jest moc tkwiąca we właściwej obsłudze. Tymczasem niejednokrotnie właściciele wykupują drogie reklamy, skupiając się na pozyskiwaniu nowych klientów. Zapominają przy tym, że stały, dobrze obsłużony klient to szansa na pewny i regularny zysk, a każda jego wizyta powinna być odpowiednio wykorzystana przez mechanika. Akcje promocyjne czy materiały reklamowe sprawdzają się jako element dodatkowy. Ważne jednak, by oferta była trafna – zaadresowana do konkretnego klienta (np. posiadaczy aut starszych niż 10 lat) a także by na bieżąco monitorować skuteczność działań promocyjnych (np. dodając do ulotek kupony). Potencjał marketingowy warsztatów samochodowych wciąż jest niewykorzystany. Trzymając się nawet tych kilku prostych zasad, zwiększasz swoje szanse na rozwój przedsiębiorstwa.

Po drugie: szkolenia
Potrzebuje ich nawet najlepszy i najbardziej doświadczony pracownik. Przede wszystkim dlatego, że rynek motoryzacyjny rozwija się jak nigdy dotąd. Zaległości w znajomości rozwiązań mogą rzutować na ocenę pracy całego warsztatu. Regularne szkolenia wpływają też na stosunek pracowników do wykonywanych zadań. Jak w każdej branży, także wśród mechaników – możliwość rozwoju jest cenionym atutem pracy. Wreszcie szkolenia pozwalają poszerzać wiedzę w obszarach, o których większość przedsiębiorców nie myśli na co dzień. I tak obok wiedzy na temat układów hamulcowych czy diagnostyki, firmy oferują szkolenia z zakresu kompetencji miękkich lub sprzedaży. O tym, że jest to ważny element pracy mechanika, pisaliśmy wcześniej. Takie rozwiązania warto stosować wobec pracowników z większym stażem, chociażby dlatego, że wiążą się one z dużymi kosztami - należy być więc pewnym, że nie zostaną poniesione na darmo. Będą także stanowić zachętę do długotrwałej i lojalnej współpracy.

Po trzecie: regularne doposażanie warsztatu
Wielu przedsiębiorców zastanawia się nad koniecznością kupowania nowszych sprzętów, które pozwalają na realizację usług naprawczych w szerszym zakresie. Konieczność zakupów generuje też często sama w sobie eksploatacja. W żadnej innej branży nie sprawdza się jednak tak dobrze powiedzenie: "oszczędny dwa razy traci". Klient, który nie może zrealizować usługi w określonym warsztacie lub zostanie ona wykonana błędnie (z powodu sprzętu) – wybierze inny warsztat. Taka sytuacja generuje nie tylko pojedynczą stratę dla właściciela, ale często – utratę klienta.

Opisane metody poprawienia jakości pracy warsztatu to tylko kropla w morzu możliwości. Chcąc je jednak wprowadzać we własnym przedsiębiorstwie trzeba się nastawić na poniesienie pewnych kosztów, a tymczasem zyski są często niewymierne.

Istnieje jednak sposób, który łączy realne poprawienie efektywności z minimalnymi nakładami finansowymi: automatyzacja, a ściślej odpowiednie oprogramowanie wspierające pracę mechaników i organizację ich pracy. Taki krok często oznacza rewolucje w pracy warsztatu, jednak rezygnacja to nie tylko brak wymiernych korzyści, ale i w dłuższej perspektywie – niebezpieczeństwo wypadnięcia z rynku.

Od lat oprogramowanie Firma2000, tworzone przez ASCO Systemy Informatyczne Sp. z o.o. Sp. k. rozwija się razem z ewolucjami branży motoryzacyjnej, wyciągając „pomocną dłoń” do przedsiębiorców. Oprogramowanie udostępnia szereg niezbędnych funkcji, jak np. tworzenie oraz analizy zamówień w oparciu o stany minimalne, sprzedaż historyczną, a także szacowanie przyszłych potrzeb. Obsługuje również zamienniki (rzeczywiste i wirtualne) oraz towary powiązane, zależne i identyczne. W Firma2000 faktury elektroniczne są pobierane bezpośrednio z poziomu tworzenia dokumentu lub zaczytywane z plików. Sprawdzanie cen i stanów u dostawców oraz złożenie zamówienia również odbywa się online.

Program umożliwia eksport danych do ponad 60 programów księgowych, generowanie plików JPK_VAT, JPK_FA, JPK_MAG oraz obsługę czytników kodów kreskowych, drukarek etykiet i drukarek fiskalnych. Zapewnia pełną integrację z bazą TecDoc oraz z serwisami Allegro oraz eBay. Firma2000 posiada ponadto rozbudowany system automatycznych zleceń cyklicznych, systemu rabatowania od cen hurtowych i detalicznych, definiowanie oraz naliczanie prowizji dla opiekunów lub sprzedawców, obsługę promocji, programów lojalnościowych.

Zestaw tych i innych możliwości zaspokaja potrzeby nawet najbardziej wymagających przedsiębiorstw motoryzacyjnych. W związku jednak ze specyfiką branży warsztatowej oprogramowanie Firma2000 od lat udostępnia specjalny Moduł Warsztatowy, stanowiący jego istotny element, pozwalający na skuteczną organizację pracy warsztatu poprzez szereg funkcjonalności.

Do głównej z funkcjonalności należy zarządzanie wizytami poprzez rozbudowany terminarz warsztatowy. Terminarz umożliwia dodawanie dowolnych stanowisk, jak kanał czy podnośnik oraz następnie zarządzanie ich dostępnością. Dodawanie wizyt odbywa się bardzo intuicyjnie i do każdej z nich może zostać dodatkowo przydzielony wybrany pracownik.

Na podstawie wykonanych przez pracownika usług, właściciel może generować okresowe raporty rozliczeniowe i obliczać wielkości premii/prowizji. Sam widok kalendarza w zależności od potrzeby, można grupować po stanowiskach, pracownikach, a także względem dni, tygodni lub selekcjonować jedynie wolne terminy. Każda wizyta w terminarzu może zawierać dane pojazdu oraz właściciela, numery kontaktowe, opis wykonywanej usługi, numer zlecenia oraz towary jakie zostały do niego podpięte. Statusy realizacji zleceń można dodatkowo zaznaczać, zmieniając ich kolory. Bezpośrednio z poziomu terminarza można również wystawiać dokumenty zleceń. Firma2000 oferuje także możliwość indywidualnego dostosowania wydruków, w zależności od potrzeb przedsiębiorcy.

Dla ułatwienia oraz przyspieszenia pracy dane pojazdu, takie jak chociażby numer rejestracyjny, numer VIN, marka i typ pojazdu, moc silnika oraz data pierwszej rejestracji, mogą zostać zaczytane do programu przy pomocy czytnika, po zeskanowaniu kodu QR z dowodu rejestracyjnego. Natomiast dane klientów firmowych pobierane są bezpośrednio z bazy GUS poprzez podanie numeru NIP klienta.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów, program umożliwia zarządzanie przechowalnią opon, dostęp do pełnej historii napraw konkretnego pojazdu, a także wysyłanie informacji e-mail/sms, m.in. o zbliżającym się przeglądzie.

Wdrożenie takiego oprogramowania pozwala kompleksowo zorganizować pracę warsztatu. Szukając jednak nowych pól do poprawy jego efektywności, twórcy przyjrzeli się realizacji przez mechaników konkretnych zleceń. W konsekwencji do Firma2000 wdrożono rozwiązania opracowane przez HaynesPro, które realnie wspierają ich pracę. Jest to zintegrowana obsługa danych naprawczych i serwisowych, która dopełnia zakres funkcjonalności oferowanych dziś przez Moduł Warsztatowy Firma2000, dostarczając:
• harmonogramy przeglądów okresowych oraz przeglądów zależnych od czasu/pokonanej odległości,
• kompleksowe rysunki techniczne,
• szczegółowe instrukcje napraw,
• kompleksowe informacje techniczne, dotyczące m.in. momentów obrotowych,
• dokładne czasy napraw pojazdów z rozgraniczeniem na poszczególne usługi,
• profesjonalną kalkulację planowanej usługi,
• propozycję dodatkowych usług do wykonania, związanych z aktualnie prowadzoną czynnością,
• bezpośrednią łączność z kartoteką towarową.

W ofercie z Firma2000 jest to najtańsza na rynku opcja dostępu do produktu HaynesPro. Miesięczna opłata licencyjna za użytkowanie oprogramowania Firma2000 z wszystkimi jego modułami oraz danymi HaynesPro zawierającymi dane czasów napraw, przeglądów oraz obsługi okresowej, podstawowych danych regulacyjnych i naprawczych a także informacje o olejach i płynach wynosi tylko 145 zł + VAT miesięcznie. Rozwiązanie skierowane jest do tych przedsiębiorców, którzy są zainteresowani zwiększeniem zysków przez poprawienie efektywności pracy warsztatu. Realnie przekłada się ono nie tylko na dostęp do szczegółowych informacji prezentujących specyfikację elementów koniecznych do wykonania usługi, powodujących zmniejszenie liczby błędów i zaniedbań. Przedsiębiorca otrzymuje także istotną informację o przewidzianym przez producenta czasie wykonania zlecenia. Dzięki temu może sprawować lepszy nadzór nad pracą mechaników, zwiększyć dyscyplinę pracy, wprowadzić lepszy podział obowiązków między pracowników, a docelowo dokonać trafnej oceny na temat stanu zatrudnienia. Dostęp do danych HaynesPro przyspiesza również samą pracę mechanika, który zyskuje rozpis wszystkich istotnych informacji na temat naprawy, którą będzie wykonywał. Wiąże się on także z zadowoleniem klienta, poprzez błyskawiczną oraz trafną wyceną usługi.

Informatyzacja od lat skutecznie poprawia jakość pracy we wszystkich branżach. Zyskują na tym nie tylko przedsiębiorcy i pracownicy, ale przede wszystkim klienci. Szukając możliwości rozwoju swojego warsztatu warto się nad nią pochylić, mając na uwadze, że jest to jedyne rozwiązanie, które łączy niskie nakłady z pewnym efektem.

Źródło:  ASCO Systemy Informatyczne