E-faktura i jej wpływ na branżę motoryzacyjną
Na początku października bieżącego roku wprowadzono system e-faktur. Jesteśmy kolejnym krajem w Unii Europejskiej, po Portugalii, Hiszpanii i Włoszech, który zastosował nowe rozwiązania dotyczące rozliczeń. Zmiany w ustawie o VAT skutkują nowym systemem, zwanym Krajowym systemem e-faktur. Co to oznacza w praktyce i w jaki sposób może wpłynąć na poprawę przepływu dokumentów?
E-faktura to elektroniczna wersja dokumentu papierowego, związana z rozliczeniami pomiędzy danymi podmiotami. Fakturę taką będzie można otrzymać lub wystawić za pomocą Krajowego systemu e-faktur. Jak to działa w praktyce, można przetestować w programie przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Najprawdopodobniej od przyszłego roku konieczne będzie sporządzanie faktur w programach które stosowane były do tej pory - zarówno w wersji elektronicznej, jak i stacjonarnej, a następnie przesyłanie ich do Krajowego systemu e-faktur. Trzeba będzie dostosować dokument do obowiązującego wzoru i zintegrować swój program z ogólnym rejestrem.
Od dwóch miesięcy rozwiązanie to testowane jest przez przedsiębiorców. E-faktury mają jednolity format XML i przygotowano je z uwzględnieniem uwag, po wielu konsultacjach z firmami. Od tej pory, formy te, oprócz papierowych i elektronicznych, będą funkcjonowały jako dokumentacja sprzedaży. Przepisy dotyczące systemu mają wejść w życie 1 stycznia 2022 roku, a korzystanie z nich będzie obowiązkowe od 2023 roku. Tak samo jak dla każdej innej branży, nowy system będzie miał również wpływ na ułatwienie przepływu dokumentów w sektorze motoryzacyjnym. Szczególnie, iż firmy działające w tym obszarze są zwykle płatnikami podatku VAT.
Jak system będzie działał w praktyce?
Na platformie internetowej, każdy przedsiębiorca będzie miał swoje konto. Po wprowadzeniu danych, poszczególny dokument otrzyma własny numer identyfikujący oraz zostanie zweryfikowany pod kątem poprawności informacji. W momencie, gdy system wygeneruje numer identyfikacyjny, faktura zostanie uznana za wystawioną i doręczoną wraz z datą i i czasem jej wystawienia. Aby otrzymać fakturę w systemie, będzie potrzebna zgoda odbiorcy. Jeśli takowej przedsiębiorca nie uzyska, zobowiązany zostanie, oprócz wygenerowania faktury w KseF, do dostarczenia dokumentu pocztą lub drogą elektroniczną. Gdy system zacznie działać, duplikaty nie będą mieć już zastosowania, faktur bowiem nie będzie można zgubić ani zniszczyć. Korekty zaś wystawiane będą w formie e-faktury lub w ten sam sposób, jak dzieje się to obecnie.
Korzyści z wprowadzenia e-faktur
Faktury w wersji elektronicznej to kolejny etap programu cyfryzacji podatków. Przyjęte procedury mają w założeniu uprościć i ujednolicić proces wystawiania faktur przez firmy. Za wzorzec tu brane są Włochy, które w 2017 roku wprowadziły okres testowy, by w 2019 roku przejść na system elektroniczny.
Zalety krajowego systemu e-faktur:
- szybszy obieg dokumentów między firmami – baza Ministerstwa pozwoli przedsiębiorcom mieć pewność, iż faktura trafiła do kontrahenta
- pliki w systemie przechowywane będą przez 10 lat – zwalnia to z obowiązku trzymania dokumentów we własnych archiwach
- wszystkie pliki będą w rejestrze – nie będzie konieczności wystawiania duplikatów ani pokazywania dokumentów do kontroli
- możliwość szybszego zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni – w przypadku, gdy podmiot jest zarejestrowanym płatnikiem VAT – u od ponad roku, faktury wystawione zostaną zgodnie z obowiązującym wzorem, a kwota różnicy podatku z poprzedniego okresu rozliczeniowego nie przekracza 3 tys. złotych.
Kolejnym powodem, dla którego system zostaje wprowadzony jest chęć ograniczenia nadużyć finansowych, a tym samym sprawiedliwsze traktowanie uczciwych podatników. E-faktury sprawią, iż organy podatkowe będą miały dokładniejsze dane dotyczące firmowych rozliczeń. Możliwe też będzie szybsze wyłapywanie błędów w wyliczeniach i sprawniejsza weryfikacja plików.
Aby przetestować nowy system, można wejść na stronę Ministerstwa i zapoznać się z procedurą wystawiania faktur:
https://efaktura.gov.pl/
Warto sprawdzić nowe oprogramowanie, zanim ustawa wejdzie w życie.
