Generalna zasada jest taka, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Odstępstwa od niej szczegółowo uregulowane zostały w przepisach. Jeżeli pracownik nie wykorzystał urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, urlop ten staje się urlopem zaległym. 

Pracownik może wykorzystać urlop w całości, a na wniosek pracownika może być też podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w przedsiębiorstwie. Planem urlopów nie obejmuje się urlopu na żądanie pracownika. Jednakże tam, gdzie zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na to, aby nie ustalać planu urlopów, albo tam, gdzie nie działa zakładowa organizacja związkowa - planów tych się nie tworzy. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. 

Ustalony plan urlopów lub ustalony przez pracodawcę (po porozumieniu z pracownikiem) termin urlopu ma na celu zapewnienie ciągłości wykonywanej pracy. Może się jednak zdarzyć - i bywa tak dość często - że pracownik nie może udać się na urlop w zaplanowanym terminie. Wówczas na wniosek pracownika (umotywowany ważnymi przyczynami) może nastąpić przesunięcie terminu urlopu. Jest ono także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika

spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy firmy. Jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności

z powodu:

1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,

2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

3) powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy,

4) urlopu macierzyńskiego,

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Niewykorzystaną część urlopu z wymienionych w pkt. 1-4 powodów pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. 

Co zatem w przypadku, gdy wymiar urlopu pracownika w 2011 r. wynosił 26 dni (w tym cztery dni „urlopu na żądanie pracownika"), a pracownik wykorzystał 20 dni? Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym z pracodawcą (planem urlopów) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego pracownikowi jako urlopu na żądanie pracownika. Jest to zmiana, która obowiązuje od 1 stycznia 2012 r. Wcześniej urlop zaległy należało wykorzystać najpóźniej do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Tym samym niewykorzystany za 2011 r. urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany do 30 września 2012 r.

Trzeba też pamiętać, że aby przepis był zachowany, pracownik musi rozpocząć zaległy urlop najpóźniej 30 września 2012 r. Nie oznacza to jednak, że do tego czasu musi wykorzystać cały zaległy urlop - wystarczy, że w dniu 30 września po prostu się na niego uda. W przypadku urlopów zaległych pracodawca nie może tyko wziąć pod uwagę wniosku pracownika dotyczącego tego, kiedy chciałby on wykorzystać zaległy urlop. Termin urlopu zaległego ma być uzgodniony z pracownikiem.

A co wtedy, gdy wśród tych zaległych dni urlopu za 2011 r. cztery dni były normalnym/zwykłym urlopem a dwa - urlopem na żądanie pracownika? W takim przypadku najpóźniej do 30 września 2012 r. należy udzielić czterech dni urlopu normalnego; dwa dni niewykorzystanego np. w 2011 r. urlopu na żądanie „przechodzą" na 2012 r. jako normalny urlop. Pracodawca nie może jednak domagać się wykorzystania ich do 30 września 2012 r. W planie urlopów pracownik może więc wpisać dowolny termin ich wykorzystania i łączyć ten urlop z dniami zwykłego urlopu wypoczynkowego.

A co się stanie, jeśli pracodawca nie udzieli pracownikowi urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego? Po tym terminie pracownik może sądownie dochodzić udzielenia urlopu do czasu przedawnienia roszczenia o ten urlop. Nie oznacza to jednak, że pracownik samodzielnie może udać się na zaległy urlop, zawiadamiając o tym pracodawcę. Takie zawiadomienie nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. 

Pracodawca, który nie udzielił pracownikowi urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego, musi liczyć się

z tym, że może to stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Dzięki zmianom w przepisach od tego roku nie musimy już wykorzystywać urlopu zaległego do końca marca, kiedy była najgorsza w roku pogoda. Jednakże zmianom w przepisach nie przyświecało tylko dobro pracownika i umożliwienie mu wykorzystania urlopu w lepszym okresie, ale fakt, że pierwsze trzy miesiące roku są często okresami sprawozdawczymi w wielu firmach, a pomimo to pracodawca był zmuszony wysłać właśnie wtedy pracowników na zaległy urlop.